Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Pruszczu Gdańskim - Instrukcja dla sygnalistów procedura wewnętrzna - Komenda Powiatowa Policji w Pruszczu Gdańskim

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Powiatowej Policji w Pruszczu Gdańskim

Rozdział 1: Cel i Zakres Procedury

§ 1. Cel Procedury

• Celem niniejszej procedury zwanej dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”,  ustanowionej na podstawie art. 24 i 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928) jest zapewnienie policjantom oraz pracownikom cywilnym Komendy Powiatowej Policji w Pruszczu Gdańskim, a także innym osobom                 z nią związanym - bezpiecznego i poufnego sposobu zgłaszania wszelkich działań,                       które są niezgodne z prawem oraz podejmowania odpowiednich działań następczych.
• Procedura ma na celu stworzenie i zagwarantowanie mechanizmów zgłaszania występujących nieprawidłowości związanych z naruszeniem prawa, propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności wśród policjantów i pracowników                         oraz określenie sposobu postępowania w tym zakresie.

§ 2. Zakres Procedury

• Procedura dotyczy wszystkich policjantów/pracowników, współpracowników, kontrahentów oraz innych osób związanych z Komendą Powiatową Policji w Pruszczu Gdańskim wymienionych w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów.
• Procedura obejmuje działalność Komendy Powiatowej Policji w Pruszczu Gdańskim       oraz Komisariatu Policji w Kolbudach, Komisariatu Policji w Trąbkach Wielkich, Posterunku Policji w Pszczółkach oraz Komisariatu Policji w Cedrach Wielkich                      jako podległych jej jednostek i komórki organizacyjnej Policji.

Rozdział 2: Definicje

§ 3. Definicje

Użyte w procedurze określenia oznaczają:

• Ustawa – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928);
• RODO – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych                           w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE.L.2016.119.1);
• Komendant (kierownik jednostki) – należy przez to rozumieć Komendanta Powiatowego Policji w Pruszczu Gdańskim jako kierownika jednostki organizacyjnej Policji  zobowiązanego do realizacji zadań podmiotu prawnego określonych Ustawą;
• Komenda – należy przez to rozumieć Komendę Powiatową Policji w Pruszczu Gdańskim (KPP w Pruszczu Gdańskim) wraz z podległymi jej Komisariatem Policji w Kolbudach. Komisariatem Policji w Trąbkach Wielkich, Posterunkiem Policji w Pszczółkach                                   i Komisariatem Policji w Cedrach Wielkich;
• Koordynator procedury zgłoszeń wewnętrznych zwany dalej „Koordynatorem”– wyznaczona odrębną decyzją osoba upoważniona przez Komendanta do rozpoznawania zgłoszeń sygnalistów. 
• Komisja ds. Zgłoszenia Wewnętrznego – należy przez to rozumieć komisję powoływaną decyzją przez Komendanta, na wniosek Koordynatora. Komisję tę powołuje się doraźnie w przypadku spraw wielowątkowych i szczególnie skomplikowanych                     lub wymagających specjalistycznej wiedzy;
• Sygnalista – należy przez to rozumieć osobę fizyczną zatrudnioną w Komendzie                        na podstawie umowy o pracę lub pełniącą służbę, albo świadczącą pracę na innej podstawie, biorącą udział w rekrutacji do pracy/służby w Komendzie lub osobę, która była związana stosunkiem pracy/służby z Komendą oraz inną osobę wymienioną                   w art. 4 ust. 1 Ustawy, zgłaszającą informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą/służbą, w tym również po zwolnieniu jej ze służby/pracy;
• Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę,                      która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
• Osoba powiązana z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 17 ze zm.);
• Kontekst związany z pracą/służbą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne                     lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy              lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług,                 albo pełnienia służby, bądź funkcji w Komendzie lub na rzecz Komendy – w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz związanym z tym istnieniu możliwości doświadczenia działań odwetowych;
• Zgłoszenie Wewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie                   do Komendy informacji o naruszeniu prawa;
• Wstępne Potwierdzenie Zasadności Zgłoszeń – należy przez to rozumieć uznanie zgłoszenia jako wypełniającego znamiona sygnału, tj. dotyczącego wskazanych
  w niniejszej procedurze rodzajów naruszeń i pochodzącego od osoby wymienionej
  w pkt 7 lub 8;
• Sprawy skomplikowane – należy przez to rozumieć sprawy, w których wobec sygnalisty toczy się lub jest uzasadnione podejrzenie, że będzie się toczyć postępowanie administracyjne lub dyscyplinarne, jak również sprawy wielowątkowe, albo wymagające specjalistycznej wiedzy;
• Naruszenie prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne
  z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące obszarów wskazanych                          w art. 4 ust. 1 niniejszej procedury;
• Drobne Naruszenia – należy przez to rozumieć naruszenia prawa stanowiące niewielkie uchybienia lub odstępstwa od standardowych procedur, które nie mają poważnych konsekwencji prawnych, ani finansowych, nie niosące za sobą poważniejszych skutków               i co do których istnieje możliwość bezzwłocznego ich skorygowania;
• Działanie Następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa
  i podejmowania działań następczych;
• Informacja Zwrotna – należy przez to rozumieć przekazanie sygnaliście informacji
  w zakresie planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
• Działanie Odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem                i narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty/osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia/osoby powiązanej z sygnalistą lub wyrządza lub może wyrządzić wskazanym osobom szkodę, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko nim;
• Kpa – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2024r. poz. 572).

Rozdział 3: Rodzaje Naruszeń

§ 4. Rodzaje Naruszeń

• Sygnalista może zgłaszać naruszenia w następujących obszarach:
• korupcja;
• zamówienia publiczne;
• usługi, produkty i rynki finansowe;
• przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami;
• bezpieczeństwo transportu;
• ochrona środowiska;
• ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
• bezpieczeństwo żywności i pasz;
• zdrowie i dobrostan zwierząt;
• zdrowie publiczne;
• ochrona konsumentów;
• ochrona prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesy finansowe Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynek wewnętrzny Unii Europejskiej;
• konstytucyjne wolności i prawa człowieka, pojawiające się na styku organu
  z obywatelem, niezwiązane z pkt 1-16.
• Niniejsza procedura na podstawie art. 5 ust. 1 Ustawy nie ma zastosowania do informacji, które są chronione w szczególny sposób przez przepisy prawa.
  W odniesieniu do Policji wyłączeniu podlegają w szczególności:
• informacje objęte przepisami o ochronie informacji niejawnych – dotyczy                       to wszelkich informacji, które zostały sklasyfikowane jako tajemnice państwowe, służbowe lub inne informacje o charakterze niejawnym, których ujawnienie mogłoby naruszyć interes państwa, bezpieczeństwo publiczne lub interesy innych podmiotów chronione prawem;
• postępowanie karne w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego                   oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności – informacje związane z postępowaniem karnym, w szczególności na etapie przygotowawczym (śledztwa, dochodzenia), objęte tajemnicą w celu ochrony interesów stron postępowania, skuteczności ścigania przestępstw                                 oraz prawidłowego przebiegu postępowania;
• tajemnice zawodowe zawodów medycznych oraz prawniczych.

Rozdział 4: Przyjmowanie Zgłoszeń i Podejmowanie Działań Następczych

§ 5. Koordynator procedury zgłoszeń wewnętrznych

• Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych sygnalistów i inicjowanie działań następczych pozostaje w kompetencji wyznaczonego odrębną decyzją Koordynatora, który odpowiedzialny jest także za prowadzenie rejestrów zgłoszeń, obsługę sygnalistów, ochronę ich danych osobowych, merytoryczne rozpatrzenie powierzonych mu spraw                  oraz archiwizację związanej z nimi dokumentacji.
• W wyjątkowych sytuacjach wymagających wiedzy specjalistycznej dopuszcza się wydawanie ad hoc jednorazowych upoważnień do pracy w ramach udzielonego Koordynatorowi wsparcia. Kopię takiego upoważnienia włącza się do akt konkretnej sprawy. Wzór jednorazowego upoważnienia do pracy w tak utworzonym Zespole stanowi załącznik nr 7 do niniejszej procedury.
• Do zadań Koordynatora należeć będzie w szczególności analiza sygnałów, inicjowanie działań następczych oraz – w przypadku takiej konieczności - wnioskowanie                             do Komendanta o wydanie decyzji w sprawie powołania składu Komisji celem rozpatrzenia szczególnie skomplikowanej sprawy.

§ 6. Sposoby Przyjmowania Zgłoszeń

• Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane w formie pisemnej lub ustnej, przy czym zgłoszenie ustne dokonywane jest w ramach spotkania organizowanego na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
• Zgłoszenie ustne dokumentowane jest w formie protokólarnej odzwierciedlającej przebieg rozmowy z sygnalistą, opracowanej przez Koordynatora lub osobę upoważnioną, o której mowa w § 5 ust. 2. 
• Sygnalista ma prawo do sprawdzenia, poprawienia i zaakceptowania treści zgłoszenia,                co potwierdza  podpisem na protokóle.

• Zgłoszenia pisemne mogą być dokonywane:
• w formie papierowej – dostarczone osobiście do Komendy w zamkniętej kopercie opatrzonej dopiskiem „Zgłoszenie wewnętrzne – do rąk własnych Koordynatora procedury” - formularz zgłoszenia określony jest załącznikiem nr 4 do niniejszej procedury;
• listownie – przesyłane za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: KPP w Pruszczu Gdańskim, ul. Wita Stwosza 4, 83 – 000 Pruszcz Gdański – z dopiskiem „Zgłoszenie wewnętrzne - do rąk własnych Koordynatora procedury”
• Anonimowe zgłoszenia wewnętrzne nie podlegają rozpatrzeniu w trybie Ustawy.
• Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego (np. do organu nadrzędnego, prokuratury lub innej instytucji) bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się do Rzecznika Praw Obywatelskich (Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa) lub właściwego w sprawie organu publicznego, z zachowaniem terminów wskazanych w art. 64 Ustawy.

§ 7. Działania Następcze

• Koordynator procedury zgłoszeń wewnętrznych lub wyznaczony przez niego członek  Zespołu z zachowaniem należytej staranności podejmują związane ze zgłoszeniem działania następcze.
• Ocena zasadności i dalsze kroki:
• niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia dokonuje się oceny zasadności
  i wiarygodności zarzutów sformułowanych w zgłoszeniu wewnętrznym poprzez weryfikację okoliczności i zdarzeń;
• w przypadku stwierdzenia oczywistego braku zasadności zarzutów, zgłoszenie zostaje odrzucone, o czym zgłaszający zostaje poinformowany tym samym kanałem informacyjnym, którym wpłynęło zgłoszenie lub kanałem z nim wcześniej uzgodnionym – wzór pisemnej informacji określony został załącznikiem nr 13;
• w przypadku zgłoszenia ponowionego istnieje możliwość nieinformowania autora o ile uprzednie zgłoszenie zostało uznane za bezzasadne, a sygnalista ponowił sprawę bez wskazania nowych okoliczności - sprawę taką dołącza się                            do materiałów wcześniejszego zgłoszenia i poprzestaje na adnotacji w jej aktach;
• zgłoszenia dotyczące popełnienia czynu o znamionach przestępstwa przekazywane będą niezwłocznie do właściwej jednostki organizacyjnej prokuratury z równoczesnym poinformowaniem o tym zgłaszającego, przy czym przekazanie sprawy do prokuratury wyłącza dalsze postępowanie  w trybie niniejszej procedury;
• w przypadku wstępnego potwierdzenia zasadności zgłoszenia Koordynator procedury zgłoszeń wewnętrznych podejmuje sprawę, przekazując sygnaliście potwierdzenie zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 13, przy czym kopię potwierdzenia przekazuje do Zespołu Kadr i Szkolenia KPP w Pruszczu Gdańskim celem zapobiegnięcia działaniom odwetowym, w dalszej kolejności niezwłocznie rejestrując zgłoszenie w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych (wzór rejestru określony został załącznikiem nr 8 do niniejszej procedury).
• W rozwinięciu procedury określonej w ust. 5 Koordynator w dalszej kolejności  podejmuje kroki mające na celu przeciwdziałanie naruszeniom prawa obejmujące w szczególności: zainicjowanie postępowania wyjaśniającego,

a) zainicjowanie podjęcia czynności wyjaśniających lub kontrolnych,

b) zainicjowanie podjęcia postępowania administracyjnego,

c) zainicjowanie wniesienia oskarżenia lub podjęcia działań mających na  

    celu odzyskanie środków finansowych,

d) zwrócenie się do komórek i jednostek organizacyjnych o wyjaśnienia,

    pomoc lub realizację wniosków wynikających ze zgłoszeń,

e) zwrócenie się do podmiotu świadczącego obsługę prawną Komendy

    celem konsultacji,

f)  rozpytywanie osób,

g) analiza dokumentacji służbowej.

• w sprawach wielowątkowych lub szczególnie skomplikowanych Koordynator procedury zgłoszeń wewnętrznych występuje do Komendanta Powiatowego Policji w Komendanta Powiatowego Policji w Pruszczu Gdańskim z wnioskiem               o powołanie Komisji ds. Rozpatrzenia Zgłoszenia Wewnętrznego w co najmniej trzyosobowym jej składzie, w tym przewodniczącego oraz protokolanta                       – w ramach działania tak powołanej Komisji wszyscy jej członkowie, włącznie                 z osobą Koordynatora, posiadają te same uprawnienia i obowiązki;
• wzór wniosku, o którym mowa w pkt 7 określony został załącznikiem nr 14                do niniejszej procedury;
• wszelkie działania, decyzje i wnioski wynikające z analizy zgłoszenia,                            w tym propozycje dalszych działań, są dokumentowane w formie notatek służbowych zatwierdzanych przez Komendanta;
• wszelkie pisma, zaświadczenia i informacje podpisuje Komendant                                  lub jego Zastępca;
• pisma kierowane w ramach działań następczych sporządzane są w sposób ujawniający jak najmniej danych dotyczących sygnalisty;
• podjęte przez Koordynatora działania następcze kończą się sporządzeniem sprawozdania (wg wzoru określonego załącznikiem nr 15) oraz projektu odpowiedzi, które to dokumenty przedkładane są akceptacji i zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu Policji w Pruszczu Gdańskim;
• Koordynator procedury przyjmuje w formie pisemnej według wzoru określonego załącznikiem nr 6 oświadczenie sygnalisty o wyrażeniu zgody na przekazanie danych osobowych .

• Wyłączenie się z postępowania w przypadku konfliktu interesów:
• każda osoba zaangażowana w działania następcze, w tym Koordynator procedury zgłoszeń wewnętrznych, zobowiązana jest do unikania konfliktu interesów składając stosownie do tego oświadczenie zgodnie w wzorem załącznika nr 10, natomiast w przypadku zaistnienia konfliktu interesów osoba ta ma obowiązek natychmiastowego wyłączenia się z postępowania z poinformowaniem                             o tym Koordynatora;
• jeżeli konflikt interesów dotyczy Koordynatora powiadamia on o tym                     w terminie 3 dni roboczych Komendanta Powiatowego Policji w Pruszczu Gdańskim, który wyznacza inną osobę do pełnienia funkcji Koordynatora w danej sprawie;
• w przypadku gdy konflikt interesów dotyczy Komendanta Powiatowego Policji               w Pruszczu Gdańskim lub jego Zastępcy, sprawa przekazana zostaje niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych, do Komendy Wojewódzkiej Policji             w Gdańsku jako jednostki nadrzędnej.

Rozdział 5: Terminy i Zasady Udzielania Informacji Zwrotnych

§ 8. Terminy i Zasady Udzielania Informacji Zwrotnych

• Termin na poinformowanie sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia do rozpatrzenia, odrzuceniu zgłoszenia, przekazania zgłoszenia wynosi 7 dni. Informację wysyła się tym samym kanałem, którym wpłynęło zgłoszenie lub kanałem uzgodnionym wcześniej z sygnalistą, chyba że zgłaszający sprawę na piśmie nie podał adresu do korespondencji.
• Termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, której wzór określony został załącznikiem nr 11 nie przekracza 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
• Informacja zwrotna do sygnalisty musi spełniać wymogi art. 238 kpa, w tym pouczenie, że w przypadku uznania braku zasadności sygnału i powielenia go bez nowych okoliczności – sprawa pozostanie bez rozpatrzenia.
• W przypadku konieczności przedłużenia sprawy stosuje się przepisy art. 237 kpa,
  w zw. z art. 36 kpa.
• Przy pierwszej czynności z udziałem sygnalisty zostaje mu dostarczone pouczenie RODO 1 według wzoru określonego załącznikiem nr 17 oraz pouczenie o obowiązkach                   i prawach sygnalisty, którego wzór stanowi załącznik nr 18 do niniejszej procedury.
• Po zakończeniu procedowania w sprawie zgłoszenia osobie, której ono dotyczyło, doręczona zostaje klauzula informacyjna RODO 2 – zgodnie z wzorek określonym                  w załączniku nr 19.
• W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą należy stosować zasady analogiczne do procedury skarg i wniosków Działu VII i VIII kpa.

Rozdział 6: Zapobieganie Działaniom Odwetowym

§ 9. Zakaz Działań Odwetowych

• Zabrania się podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalistów                 oraz osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia. Działania odwetowe obejmują wszelkie formy represji, dyskryminacji, mobbingu, zwolnienia z pracy, pomniejszenia wynagrodzenia, zmiany warunków pracy na niekorzyść sygnalisty lub inne działania, które mogą naruszyć prawa i dobra sygnalisty.
• Po potwierdzeniu zgłoszenia sygnaliście, kopia przesłanej mu informacji zostanie przekazana do Zespołu Kadr i Szkolenia KPP w Pruszczu Gdańskim. Na podstawie przekazanych w ten sposób informacji koordynator komórki kadr i szkolenia będzie monitorować, czy wobec sygnalisty podejmowane są jakiekolwiek działania o charakterze odwetowym.
• W przypadku uzasadnionego podejrzenia, że doszło do działań odwetowych, koordynator komórki kadr i szkolenia zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić                                    o tym Koordynatora procedury zgłoszeń wewnętrznych.
• Koordynator procedury zgłoszeń wewnętrznych, po otrzymaniu informacji                            o możliwych działaniach odwetowych, podejmie adekwatne do tego działania, w tym zainicjuje podjęcie postępowania wyjaśniającego, a w razie potrzeby podejmie inne środki celem zapobiegnięcia dalszym działaniom odwetowym oraz ochronie sygnalisty                 i osoby z nim powiązanej.

Rozdział 7: Zarządzanie Aktami i Ochrona Danych Osobowych Sygnalistów

§ 10. Zarządzanie i Ochrona Danych Osobowych Sygnalistów

• Miejsce przechowywania akt i rejestrów zgłoszeń wewnętrznych:
• akta i rejestry dotyczące sygnalistów są przechowywane w zamykanej na klucz, metalowej szafie pozostającej w użytkowaniu indywidualnym Koordynatora procedury zgłoszeń wewnętrznych;
• dostęp do szafy z aktami sygnalistów posiada wyłącznie Koordynator,                        który udostępnia dokumentację osobom uprawnionym, w szczególności wymienionym w § 5 ust 2 i § 7 ust. 2 pkt 7 niniejszej procedury.

• Zasady przechowywania akt:
• wszystkie akta sygnalistów muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich poufność i ochronę przed nieuprawnionym dostępem;
• akta są przechowywane w porządku chronologicznym, według numerów zgłoszeń, w osobnych teczkach oznaczonych wyłącznie numerem zgłoszenia
  i datą wpływu. W odrębnym załączniku (zamkniętej kopercie) gromadzone                        są dane adresowe;
• każdy dostęp do akt jest rejestrowany w karcie nadzoru, gdzie odnotowywana                    jest data i godzina dostępu, imię i nazwisko osoby, która miała dostęp do akt                     oraz cel przeglądania akt.

• Kontrola przechowywania akt:
• sposób przechowywania akt sygnalistów podlega nadzorowi Komendanta                       lub jego Zastępcy;
• sprawdzenia sposobu przechowywania akt dokonuje się co najmniej raz na 6 miesięcy z potwierdzeniem tego faktu zapisem na odrębnej karcie nadzoru przechowywanej w szafie wraz z całością dokumentacji.

• Obieg korespondencji wewnętrznej:
• obieg korespondencji związanej z procedurą zgłoszeń wewnętrznych odbywa się na zasadzie poufności, z wyłączeniem procedur kancelaryjnych,
• obieg korespondencji zawierającej dane sygnalisty lub informacje, które mogą ujawnić jego personalia, odbywa się wewnątrz Komendy manualnie, w formie papierowej, a dokumentacja przekazywana jest do rąk własnych osób upoważnionych, za pismem przewodnim w zamkniętych kopertach, co zapewnia dodatkową warstwę poufności i bezpieczeństwa danych (wzór pisma przewodniego określony został załącznikiem nr 12  do niniejszej procedury);
• w sprawach technicznych i niezawierających danych sygnalisty, nie wskazujących na jego personalia oraz przedmiot sprawy dopuszcza się standardowy, obowiązujący w Komendzie obieg dokumentacji z nadaniem jej w systemie SIDAS symbolu „0151” i archiwizację materiałów na zasadach ogólnych.

• Zgodność z RODO:
• wszystkie działania związane z przetwarzaniem i przechowywaniem danych osobowych są zgodne z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO);
• szczegółowe procedury związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym prawa osób, których dane dotyczą, są opisane w "Załączniku dotyczącym RODO".
• za ochronę danych osobowych sygnalistów i osób z nimi powiązanych odpowiada wyznaczony przez Komendanta Powiatowego Policji w Pruszczu Gdańskim Inspektor Ochrony Danych Osobowych – dokumentacja zwierającą ocenę skutków dla ochrony tych danych przechowywana jest w Kancelarii Tajnej                     KPP w Pruszczu Gdańskim.

• Niszczenie akt sygnalisty:
• akta sygnalistów i związane z nimi informacje są przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania związane z danym zgłoszeniem;
• po upływie okresu przechowywania, akta sygnalisty niszczone są w sposób uniemożliwiający ich późniejsze odtworzenie;
• proces niszczenia akt odbywa się w Kancelarii Tajnej KPP w Pruszczu Gdańskim i jest dokumentowany w "Protokole Zniszczenia Akt Sygnalisty", który jest przechowywany tamże przez okres 2 lat;
• niszczenie akt nadzoruje powołana przez Komendanta Powiatowego Policji                 w Pruszczu Gdańskim Komisja ds. Zniszczenia Akt Sygnalisty, która sporządza protokół zgodnie z wzorem określonym załącznikiem nr 16 zawierający informacje o rodzaju i liczbie niszczonych akt,  dacie  i miejscu oraz sposobie                ich zniszczenia;
• niszczenie zapisów z Rejestrów zgłoszeń wewnętrznych odbywa się zgodnie                  z zasadami ochrony danych zbioru manualnego;
• dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrzenia zgłoszenia                                 nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są niezwłocznie usuwane – usunięcie tych danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy – niszczenie ich dokumentowane jest w formie notatki służbowej.

Rozdział 8: Postanowienia Końcowe

§ 11. Obowiązek informacyjny

Obowiązek informowania kandydatów i innych osób powiązanych z Komendą Powiatową Policji w Pruszczu Gdańskim.

• kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni za rekrutację kandydatów oraz nawiązywanie i utrzymywanie relacji z kontrahentami zobowiązani są                     do wypracowania i wdrożenia skutecznych metod przekazywania informacji                       o obowiązującej procedurze zgłoszeń wewnętrznych, zgodnie                                              z obowiązującymi przepisami prawa;
• metody, o których mowa w pkt 1, winny być dostosowane do specyfiki działalności danej komórki, obejmować różne etapy procesu rekrutacji                        oraz negocjacji z kontrahentami, a także zapewniać to, aby każda osoba objęta procedurą została poinformowana o niej w sposób jasny i zrozumiały;
• odpowiedzialność za monitorowanie i regularne aktualizowanie metod,                     o których mowa w ust. 1 i 2 spoczywa na przełożonych poszczególnych komórek organizacyjnych, którzy są zobowiązani do zapewnienia zgodności działań                        z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów;
• w celu zwiększenia świadomości pracowników oraz osób współpracujących
  z Komendą Powiatową Policji w Pruszczu Gdańskim, informacja o procedurze zgłoszeń wewnętrznych zostanie umieszczona na stronie internetowej Komendy, przy czym dostęp do informacji będzie łatwo zauważalny oraz zawierać będzie wskazówki dotyczące sposobu zgłaszania nieprawidłowości;
• wzory informacji, komunikatu na stronę internetową oraz oświadczeń
  o zapoznaniu się z procedurą określone są załącznikami nr 1, 2 i 3 do niniejszej procedury.

§ 12. Obowiązek Przeglądu Procedury

• Obowiązek Przeglądu Procedury. Corocznie, do dnia 20 marca kolejnego roku kalendarzowego, Koordynator procedury zgłoszeń wewnętrznych zobowiązany jest                  do przeprowadzenia przeglądu jej skuteczności i aktualności. Z czynności tej sporządza się notatkę służbową, która powinna zawierać informacje na temat zgłoszeń, działań podjętych w związku z nimi oraz wniosków dotyczących proponowanych zmian. Notatka jest przedkładana do akceptacji i zatwierdzenia Komendantowi Powiatowemu Policji                     w Pruszczu Gdańskim.

§ 13. Wzory dokumentów

• Wykaz wzorów dokumentów obowiązkowych i fakultatywnych.
• Instrukcja w sprawie zgłoszenia wewnętrznego umieszczana na stronach internetowych (wzór fakultatywny),
• Informacja dla współpracowników i kontrahentów (wzór fakultatywny),
• Oświadczenie pracownika, policjanta, kandydata w sprawie zapoznania się
  z procedurą dotyczącą zgłoszeń wewnętrznych (wzór obowiązkowy),
• Formularz Zgłoszenia Zewnętrznego (wzór obowiązkowy),
• Protokół ustnego zgłoszenia sygnalisty (wzór obowiązkowy),
• Zgoda sygnalisty na przekazanie danych (wzór fakultatywny),
• Upoważnienie do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych (wzór obowiązkowy),
• Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych (wzór obowiązkowy),
• Karta nadzoru nad aktami sygnalisty (wzór obowiązkowy),
• Oświadczenie o braku konfliktu interesów (wzór fakultatywny),
• Pismo informacyjne do sygnalisty (wzór fakultatywny),
• Pismo przewodnie w sprawie zgłoszenia wewnętrznego (wzór fakultatywny),
• Informacja o przyjęciu / przekazaniu / odrzuceniu zgłoszenia (wzór obowiązkowy),
• Wniosek o powołanie komisji (wzór obowiązkowy),
• Sprawozdanie z rozpatrzenia sygnału wewnętrznego (wzór fakultatywny),
• Protokół zniszczenia akt sygnalisty (wzór obowiązkowy),
• Pouczenie RODO 1 (wzór obowiązkowy),
• Pouczenie o prawach i obowiązkach sygnalisty (wzór obowiązkowy),
• Klauzula informacyjna RODO 2 (wzór obowiązkowy).